1 – A reserva chega: o que deve ser acionado em 30 segundos
1.1: Por que 30 segundos, não 30 minutos
Quando recebe uma reserva no Airbnb às 23h de um domingo, três coisas têm de acontecer sem que tenha de mover um dedo. O calendário das outras plataformas deve bloquear-se automaticamente para evitar reservas duplas. O hóspede deve receber uma mensagem de confirmação inicial com as informações básicas. E a tarefa de limpeza do check-out anterior, caso ainda não estivesse agendada, deve ser criada para que o alojamento fique pronto.
Se qualquer uma destas três etapas depender da sua intervenção manual, já está atrasado. E o atraso paga-se com reservas duplas (reembolso e avaliação negativa), hóspedes ansiosos a ligar e limpezas não planeadas que transformam um sábado de rotação numa corrida contra o tempo. Um channel manager corretamente configurado é o primeiro elo desta corrente.
1.2: O custo real de um workflow que espera pelo seu clique
1.3: O que o workflow automatizado aciona de verdade
Eis o que acontece num PMS como o Biloki quando chega uma reserva. O channel manager sincroniza o calendário em tempo real através do Channex: as disponibilidades são fechadas no Airbnb, Booking, Vrbo e Expedia. É enviada automaticamente uma mensagem de boas-vindas ao viajante no canal da reserva, com as variáveis preenchidas (nome, datas, morada). As tarefas de terreno são criadas: check-in, limpeza, check-out e lavandaria, caso esteja configurada. Cada tarefa é atribuída ao prestador de serviços responsável pelo alojamento. O código de acesso é gerado automaticamente se utilizar uma fechadura Nuki ou igloohome, com datas de validade ajustadas à estadia.
Tudo isto sem um único clique. A gestão centralizada de reservas é o ponto de partida. Não o ponto de chegada.
Este acionamento automático não substitui o seu discernimento. Liberta a sua atenção para os casos que realmente a merecem: o viajante que chega com um bebé não previsto, o proprietário que quer bloquear um fim de semana ou o prestador de serviços que cancela.
2 – Como automatizar o check-in para que o hóspede nunca precise ligar para você
2.1: A ligação das 22h: o verdadeiro problema do check-in manual
2.2: Marc, 22 imóveis em Biarritz, num sábado de agosto
2.3: As três camadas de um check-in que funciona sem você
Um check-in automatizado assenta em três camadas distintas. A primeira é a comunicação: o sistema de mensagens unificado envia as mensagens certas no momento certo, com as variáveis da estadia pré-preenchidas. A Biloki centraliza as mensagens do Airbnb, Booking, Vrbo e Expedia numa única caixa de entrada, com modelos acionados por eventos.
A segunda camada é o acesso físico. As fechaduras inteligentes Nuki e igloohome geram um código único por reserva, válido apenas durante a estadia. O percurso de acesso completo (portão, escadas, código de entrada, porta) é configurável por alojamento com fotos ou vídeos, e integrado no guia do viajante.
A terceira camada é o próprio guia do viajante. Criado e enviado automaticamente a cada reserva, sem necessidade de descarregar aplicações, adaptado ao idioma do viajante. Contém as instruções de acesso, as regras da casa, recomendações locais e a loja de vendas adicionais. Estas três camadas combinadas eliminam a quase totalidade dos telefonemas relacionados com a chegada.
3 – Durante a estadia: o que você pode automatizar sem perder o contato humano
3.1: O silêncio durante a estadia, uma falsa boa ideia
3.2: A mensagem do dia 2 e a loja do hóspede
No Biloki, a mensagem de acompanhamento durante a estadia configura-se como as outras: um modelo com variáveis, enviado automaticamente um determinado número de horas após o check-in. Escreve-o uma vez e ele é enviado em cada estadia, através do canal correto (Airbnb, Booking, WhatsApp).
A loja de vendas adicionais está integrada no guia do viajante. O viajante vê os serviços disponíveis, encomenda e paga diretamente. Recebe a encomenda e o prestador de serviços recebe a tarefa. A Biloki cobra uma comissão de 1,25% sobre estas vendas, sendo que tudo o resto reverte a seu favor.
Não é um gadget. Num portefólio de 20 alojamentos numa zona turística, três ou quatro serviços bem escolhidos (check-in antecipado, cabaz de pequeno-almoço, late check-out) podem representar um complemento de rendimento significativo durante a época. E, acima de tudo, melhora a experiência do viajante sem consumir o seu tempo.
3.3: O que continua sendo humano, e por que é melhor assim
O seu workflow é sólido, ou se sustenta por hábito?
O fluxo de trabalho completo, desde a reserva até à saída, resume-se a quatro acionamentos automáticos: sincronização de calendários e criação de tarefas no momento da reserva, envio do guia e dos códigos antes da chegada, acompanhamento e vendas adicionais durante a estadia, validação da limpeza e relatório ao proprietário no momento da saída.
Se ainda gere algum destes elos por SMS, folha de cálculo ou de memória, cada alojamento adicional aumenta o risco em vez de aumentar o rendimento.
A Biloki cobre toda esta cadeia numa única plataforma, a partir de 13,59 € por mês, sem comissões sobre as reservas e sem fidelização. O período experimental gratuito de um mês, sem necessidade de cartão bancário, permite-lhe configurar o seu fluxo de trabalho nos seus alojamentos reais em vez de o comparar apenas no papel.
Experimentar a Biloki gratuitamente durante 1 mês ou agendar uma demonstração para ver o fluxo de trabalho em ação no seu portefólio.
